CoolBe WorksHub+ 是什麼？讓 LINE WORKS 串接企業系統與工作流程自動化
訊息送到了，工作真的有往下走嗎？
很多企業導入 LINE WORKS 後，溝通確實變快了，但真正影響工作進度的流程，仍散落在 ERP、CRM、HR 系統、Excel 與各種人工追蹤中。庫存低於安全水位要有人發現、合約快到期要記得提醒、簽核輪到自己要主動查看、打卡異常也得等人工一一通知。資訊雖然存在，卻不一定會在對的時間，主動送到對的人手上。
CoolBe WorksHub+ 要解決的，就是「訊息送達之後」的事情。 透過 LINE WORKS 作為員工日常工作的入口，把不同系統中的事件、提醒與流程串接起來，讓工作不再停在「有人看到訊息」，而是能持續往下一步推進。從通知、查詢到後續處理，都能更自然地融入員工原本的工作情境，減少人工提醒、反覆追蹤與切換系統的負擔。
目錄
一、CoolBe WorksHub+ 是什麼？
CoolBe WorksHub+ 是由酷必資訊打造的企業營運與工作流程平台，主要協助企業更完整地管理 LINE WORKS，並透過 Bot 與系統整合，建立自動化工作流程。
簡單來說，CoolBe WorksHub+ 是讓 LINE WORKS 從工作通訊工具，升級為企業工作流程入口。
在企業日常工作中，LINE WORKS 負責觸達員工端，例如訊息、通知、任務、行事曆、佈告欄與通訊錄；WorksHub+ 則負責協助企業管理後台、組織成員、Bot 應用與系統整合。兩者搭配後，企業可以把分散在 ERP、CRM、HRM、知識庫或其他內部系統中的資訊，透過 LINE WORKS 傳遞給員工，並轉化為實際可執行的工作行動。
這讓 WorksHub+ 不只是 LINE WORKS 的輔助管理工具，而是企業推動自動化流程與數位協作的延伸平台。
二、WorksHub+ 如何運作？
許多公司導入 LINE WORKS 後，會先解決「內部溝通」問題，例如工作群組、公告、任務、行事曆與跨部門聯絡。但當使用規模擴大後，企業會開始面臨更進階的管理需求。
例如，從新人報到、帳號開通到教育訓練，HR 經常需要重複回答相同問題，例如公司制度、請假方式、系統操作或行政流程；各部門也有大量例行提醒與查詢需求。透過 Bot 與自動化流程，企業可以將這些重複性工作集中處理，讓員工自行查詢資訊、接收提醒，降低人工回覆與追蹤的負擔。
更進一步來看，企業內部可能已經有許多系統，例如 ERP、CRM、出勤系統、簽核系統、知識庫與專案管理工具。但這些系統通常各自運作，員工需要切換不同平台，主管也需要不斷人工通知與追蹤。
WorksHub+ 的價值，就在於它把 LINE WORKS 從單純的通訊入口，延伸為能承接企業流程、資料與 Bot 應用的工作入口。
場景 | 原本怎麼做 | 導入 WorksHub+ 後 |
新人詢問公司規定 | HR 逐一回覆相同問題 | 建立 Bot，讓新人直接查詢常見問題 |
庫存不足 | 人員每天登入 ERP 查看庫存 | 庫存低於設定水位時，自動通知採購或相關人員 |
客戶合約即將到期 | 人工整理合約期限並逐筆追蹤 | 合約到期前，自動通知負責人 |
簽核輪到待審 | 人員登入簽核系統確認待辦事項 | 輪到負責人審核時，自動推播簽核通知 |
員工打卡異常 | HR 人工確認後，再逐一通知員工 | 偵測打卡異常後，自動提醒員工補打卡或請假 |
設備異常 | 現場打電話或在群組尋找負責人 | 系統偵測異常後，自動通知並指定人員接手 |
這些情境說明了 WorksHub+ 的定位：它不是取代企業原有系統，而是讓原本散落在不同系統裡的資料與流程，透過 LINE WORKS 變得更容易被員工接收與執行。
三、Event → Rule → Bot → Action
工作流程自動化的重點，不只是「把訊息自動發出去」，而是讓系統資料能在正確時機觸發行動。
WorksHub+ 的設計邏輯，是把企業系統、Bot 與 LINE WORKS 串接起來。企業原本可能有 ERP、CRM、HRM、知識庫、SOP 或其他內部系統，這些系統中保存了大量營運資料，但員工不一定會主動登入查看，也不一定知道何時需要行動。
透過 WorksHub+，企業可以將這些資料轉化為員工在 LINE WORKS 裡看得懂、收得到、做得到的任務或提醒。
以下以「庫存低於安全水位」舉例：
流程節點 | 原先怎麼做 | 導入 WorksHub+ 後 |
企業系統 | 庫存資料留在 ERP，需由人員主動登入查看 | 串接 ERP，取得庫存資料與狀態 |
Event | 人員查看庫存時，才發現數量不足 | 依串接方式取得庫存異動事件或定期檢查結果 |
Rule | 人員自行判斷庫存是否低於安全水位 | 自動判斷「庫存量 ＜ 設定安全值」 |
Bot | 發現庫存不足後，再人工通知採購或主管 | LINE WORKS Bot 自動通知採購／門市主管 |
Action | 負責人收到通知後，再自行確認與處理 | 負責人可直接接手任務，開始進行補貨處理 |
Trace | 靠人工詢問、Excel 或群組訊息追蹤進度 | 記錄負責人、處理時間與狀態，並於 Dashboard 持續追蹤 |
WorksHub+ 不只是把事件「通知出去」，而是進一步把工作往下一步推進。當事件發生時，通知中可直接帶出品項、目前庫存量與安全水位等關鍵資訊，讓負責人不必再切換系統查找；收到通知後，也能進一步確認接手、執行後續處理，並留下負責人、處理時間與結果。主管則可透過後台查看整體進度，讓每一個事件都能從「被看見」走到「被處理、被追蹤、留下紀錄」。
四、WorksHub+ 五個實際情境
工作流程自動化最容易發揮價值的地方，通常不是大型、複雜、很少發生的流程，而是每天都會重複出現、需要人工提醒、需要跨部門協作的日常工作。
情境一：新人到職，自動推送新人須知
人事部門最常遇到的問題，是新人到職前後有許多零碎事項要處理，此外，也要提供新人教育訓練，包括報到流程、公司制度、系統使用方式與常見問題。
透過 WorksHub+，HR 可以預先建立帳號、設定部門與角色，並安排到職當天啟用。新人加入 LINE WORKS 後，也可以透過 Bot 收到新人須知，或直接查詢常見問題。這讓新人到職不再完全依賴 HR 一對一說明，也能降低漏通知與重複回答的成本。
情境二：庫存低於安全水位，自動通知負責人
對零售、製造、倉儲與通路企業來說，庫存資訊如果只停留在後台系統，第一線人員與主管可能無法即時掌握異常。
透過 WorksHub+ 串接庫存或 ERP 系統後，當某項商品低於安全水位，就能依照規則推播給負責人。倉儲主管、採購人員或門市負責人可以在 LINE WORKS 中收到提醒，並依照企業流程進行補貨、確認或回報。
這類情境能讓資料從「被動查詢」變成「主動提醒」，降低因人工巡查或延遲通知造成的營運落差。
情境三：簽核輪到主管審核，自動推播提醒
許多企業已經有簽核系統，但主管未必會每天登入查看。當待審案件卡在某個主管身上，行政或申請人就需要另外發訊息提醒，讓流程變成「系統一套、通知一套」。
WorksHub+ 可以將簽核系統中的待辦事件，透過 Bot 推播給指定主管。主管收到通知後，可以知道目前有待審案件，並依照企業設計進一步查看、確認或處理。
這樣能減少人工追問，也能讓簽核流程更容易往下一步前進。
情境四：打卡異常，自動提醒員工補卡或請假
出勤管理常見的問題，是員工忘記打卡、異地打卡、遲到、早退或下班忘刷後，HR 需要花很多時間整理異常紀錄，再逐一通知員工補件或說明原因。
WorksHub+ 的出勤打卡 Bot 可以讓員工直接在 LINE WORKS 中完成上下班打卡，不需要切換其他 App。HR 則可以在後台查看出勤紀錄、異常紀錄與操作紀錄，並依照實際情況處理補卡、外出、請假或異常消除。
當異常出現時，也可以透過 Bot 提醒員工處理，讓出勤管理從人工追蹤，轉為更清楚的數位流程。
情境五：部門公告或 IT 通知，自動佈達指定成員
企業內部常有許多需要精準傳達的訊息，例如系統維護、資安提醒、活動公告、部門制度更新或門市作業提醒。如果所有訊息都丟進大型群組，很容易被忽略，也難以掌握是否有觸達正確對象。
WorksHub+ 的 Bot 管理功能，可以協助企業設定指定成員或部門推播，並搭配圖文選單、關鍵字與多種訊息格式，讓公告不只是單向傳達，也能成為員工可以點選查詢與互動的服務入口。
五、WorksHub+ 的四大功能架構
WorksHub+ 的核心不是單一功能，而是一個以 LINE WORKS 為工作入口，連接企業系統、事件、規則與 Bot 的工作流程平台。
也就是說，WorksHub+ 一方面協助企業管理 LINE WORKS 的帳號、組織、成員與權限；另一方面，則透過 Bot、選單、按鈕與通知，把企業系統裡的事件與流程帶到員工每天使用的工作入口中。
從平台架構來看，WorksHub+ 可以分為四個層次：管理層、互動層、流程層與整合層。
1. 管理層：帳號、組織、成員與權限
管理層是 WorksHub+ 的基礎，主要協助企業建立更清楚的 LINE WORKS 管理制度。
企業真正難管理的，往往不是建立帳號，而是隨著人員與組織持續變動，如何讓帳號、部門、角色與權限同步更新。新人到職、員工調職、主管異動、部門重整或離職交接，只要其中一個環節沒有同步，就可能造成資訊落差、權限錯置，甚至增加資安風險。
WorksHub+ 將角色權限、組織架構與成員管理集中在同一個後台，讓 HR、IT 與部門主管可以依照各自職責管理所需功能，並因應組織與人員異動快速調整。從新人帳號預先建立、排程開通，到調職權限更新、離職停用與資料交接，都能建立更一致的管理流程。
對企業而言，WorksHub+ 的價值不只是「管理 LINE WORKS 帳號」，而是讓人員異動時，組織、權限與帳號可以跟著一起走，降低人工更新、跨部門溝通與遺漏風險，讓企業規模擴大後仍能維持清楚的管理制度。
2. 互動層：Bot、選單、按鈕與通知
互動層是員工實際接觸 WorksHub+ 的地方，也就是 LINE WORKS Bot、圖文選單、按鈕、關鍵字、通知與快速回覆等互動設計。
WorksHub+ 最重要的特色之一，是將 LINE WORKS Bot 的建立、互動設計與營運管理變得更容易。
在傳統情況下，企業若想建立 Bot，通常需要工程人員處理 API、Webhook、Callback URL、驗證憑證與訊息格式設定。對多數 HR、行政、營運或部門主管而言，這些技術門檻往往讓 Bot 應用難以落地。
WorksHub+ 透過 Bot 管理後台，讓企業可以自主設計、部署與營運專屬 Bot。管理者可以設定 Bot 名稱、大頭貼、選單、關鍵字、推播排程、預設訊息與可使用成員，並依照不同部門或場景建立專屬服務。
舉例來說，HR 可以建立新人 FAQ Bot，讓新進員工直接詢問報到、請假、薪資、福利或內部系統操作問題；行政部門可以建立資源預約 Bot，讓員工查詢會議室或設備預約資訊；IT 部門可以建立通知 Bot，用來佈達系統維護、資安提醒或操作說明。
3. 流程層：事件、規則、條件與流程
流程層是 WorksHub+ 推動工作流程自動化的核心。它負責把企業日常工作轉換成可判斷、可觸發、可追蹤的流程邏輯。
過去企業流程經常仰賴人工提醒，例如行政人員提醒主管簽核、HR 提醒員工補打卡、倉儲主管提醒採購補貨，或 IT 人員提醒大家系統維護。這些流程不一定複雜，但只要每天重複發生，就會累積大量人工成本。
透過 WorksHub+，企業可以把這些流程拆解為事件、規則、條件與行動。例如，當某個事件發生時，由系統判斷是否符合通知條件，再透過 Bot 將訊息送給指定對象，最後引導員工完成下一步。
這樣的設計，讓企業不只是把訊息從 A 傳到 B，而是讓工作流程本身具備自動判斷與推進能力。
4. 整合層：ERP、CRM、HRM、Jira 與內部系統
整合層是 WorksHub+ 連接企業既有系統的基礎。
許多企業已經導入 ERP、CRM、HRM、Jira、簽核系統、出勤系統、知識庫或其他內部系統，但這些系統往往各自保存資料。對管理者而言，資料雖然存在，但未必能即時推動工作；對員工而言，資訊雖然在系統裡，但不一定知道何時該登入查看。
WorksHub+ 的整合價值，在於把這些系統中的資料與事件，透過 LINE WORKS 轉化為員工可以收到、看懂、點選與執行的服務。
例如，ERP 中的庫存異常可以轉成補貨提醒；CRM 中的客戶狀態可以轉成業務跟進提醒；HRM 中的新人到職資料可以轉成帳號開通與新人須知；Jira 中的任務狀態可以轉成開發或專案通知。
整合層讓企業不需要推翻既有系統，而是讓原本的系統更容易進入工作現場，真正成為推動流程的資料來源。
六、WorksHub+ 適合哪些企業？
只要企業已經使用 LINE WORKS，並且開始出現管理、流程或系統整合需求，就適合進一步評估 WorksHub+。
尤其是以下幾類企業，更容易感受到導入價值：
企業類型 | 常見需求 | WorksHub+ 對應價值 |
正在擴大使用 LINE WORKS 的企業 | 帳號、權限、組織管理越來越複雜 | 建立後台管理與角色權限 |
多部門或多據點企業 | 部門異動、門市新增、主管變更頻繁 | 強化組織與成員管理 |
HR 或 IT 管理量大的企業 | 新人到職、調職、離職流程繁瑣 | 簡化人員流動管理 |
希望建立企業 Bot 的企業 | 缺乏工程資源或技術門檻高 | 透過後台管理 Bot 的基本設定與互動內容 |
需要推動自動化流程的企業 | 人工通知與追蹤成本高 | 透過 Bot 建立自動化流程 |
有 ERP、CRM、HRM 等系統的企業 | 系統資料難以觸達員工 | 將資料整合到 LINE WORKS 入口 |
七、WorksHub+ 常見問題
1. CoolBe WorksHub+ 是 LINE WORKS 嗎？
不是。LINE WORKS 是企業工作通訊與協作平台，CoolBe WorksHub+ 則是協助企業管理 LINE WORKS、建置 Bot、整合系統與推動工作流程自動化的平台。
可以理解為：LINE WORKS 是員工每天使用的工作入口，WorksHub+ 是企業用來管理與擴充這個入口的後台與流程平台。
2. WorksHub+ 可以協助企業做哪些自動化流程？
WorksHub+ 可以協助企業建立 Bot 推播、關鍵字回覆、圖文選單、預設訊息、出勤打卡、內部問答、部門通知、資源預約通知，以及與 ERP、CRM、HRM 等系統串接後的事件提醒與資料推播。
實際可導入的自動化流程，會依企業既有系統、資料來源與工作場景而定。
3. WorksHub+ 需要工程師才能使用嗎？
WorksHub+ 的設計重點之一，是降低企業建置與營運 Bot 的技術門檻。HR、IT 或部門管理者可透過後台進行組織、成員、權限與 Bot 設定。
若涉及進階系統串接，例如 ERP、CRM 或 HRM 整合，仍需要依照企業系統架構進行技術評估與導入規劃。
4. WorksHub+ 適合中小企業嗎？
適合。中小企業常見的痛點是人力有限、管理流程分散、重複性通知多、缺乏工程資源。
WorksHub+ 可以協助企業先從 LINE WORKS 管理、成員管理與 Bot 應用開始，逐步建立更清楚的數位工作流程。
5. WorksHub+ 可以取代企業原有系統嗎？
WorksHub+ 的定位不是取代 ERP、CRM、HRM 或既有內部系統，而是協助企業把這些系統中的資料與流程，整合到 LINE WORKS 這個員工熟悉的工作入口。
換句話說，它不是把原有系統推翻重做，而是讓原有系統更容易被員工使用。
八、結論：WorksHub+ 讓 LINE WORKS 從溝通工具，成為企業流程入口
企業導入 LINE WORKS 後，通常會先解決溝通與協作問題。但當企業開始追求更高效率、更好管理與更少人工追蹤時，就需要進一步思考：如何把 LINE WORKS 接上企業組織、權限、Bot 與既有系統。
CoolBe WorksHub+ 正是從這個需求出發，協助企業從 LINE WORKS 管理，走向企業工作流程自動化，它透過後台管理、組織管理、成員管理與 Bot 管理，讓企業能自主維護 LINE WORKS 的使用環境；也透過 Bot 與系統整合，讓資料可以在正確時機推送給正確的人，並轉化為具體行動。
對企業而言，WorksHub+ 的價值不只是「多一個管理後台」，而是讓 LINE WORKS 真正成為企業營運中樞。
如果你的企業已經使用 LINE WORKS，並開始遇到跨系統通知、人工追蹤或流程斷點，WorksHub+ 可以從既有工作場景開始，逐步把流程接進 LINE WORKS。
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