LINE WORKS 適合哪些公司？5 種企業最適合導入的工作場景

公司規模不大，也需要企業通訊軟體嗎？其實重點不在員工人數或產業，而是公司是否已經出現資訊分散、公私帳號混用、交接困難等問題。LINE WORKS 保留熟悉的 LINE 操作方式，並整合任務、行事曆與問卷等功能，讓員工好上手、企業也更好管理。接下來將從五種常見情境，帶你看看哪些公司適合導入 LINE WORKS。

目錄

一、LINE WORKS 適合哪些公司？先看 5 種常見工作場景

二、哪些產業適合使用 LINE WORKS？

三、LINE WORKS 不一定適合哪些公司？

四、常見問題

LINE WORKS 適合哪些公司？先看 5 種常見工作場景

如果公司符合以下任一情況，就可以進一步進行 LINE WORKS 導入評估：

場景一：目前使用私人 LINE 處理工作的公司

許多中小企業在創業初期，會直接建立 LINE 群組處理工作。員工已經熟悉 LINE，不需要額外學習；主管也能快速建立群組、傳送訊息及分享檔案。對人數較少的團隊而言，這確實是最方便的做法。

但使用私人 LINE 進行工作時，企業或員工可能會面對以下的問題：

• 客戶與合作夥伴的聯絡方式掌握在員工私人帳號中

• 員工離職後，公司難以掌握對話紀錄

• 工作群組與親友群組混在一起，容易漏看訊息

• 下班後仍不斷收到工作通知，公私界線模糊

• 公司無法統一管理成員帳號及使用權限

這類公司適合將工作溝通逐步轉移至 LINE WORKS。LINE WORKS 使用獨立的工作帳號，並由企業管理者統一建立及管理成員。當員工到職、調職或離職時，管理者可以從後台調整成員資料及使用權限，降低企業資訊過度依賴個人帳號的風險。

如果公司希望尋找操作方式接近 LINE，又能建立企業管理制度的工具，LINE WORKS 可作為企業版 LINE 推薦選項之一。

場景二：重視資訊安全、帳號管理及稽核需求的公司

當公司人數增加，企業通訊工具就不能只考慮「好不好用」，還需要評估帳號、權限、資料保存及操作紀錄等管理需求。

一般私人通訊軟體的帳號由個人管理，公司通常無法統一設定使用規則，且重要資料皆存留於私人帳號中，管理層難以掌握以下情況：

• 哪些人仍可存取公司資訊

• 離職人員的帳號是否已停止使用

• 成員是否使用未經核准的裝置登入

• 重要工作資訊被傳送至哪些對象

• 系統是否保留必要的操作紀錄

• 不同部門應該具備哪些查看及管理權限

LINE WORKS 提供企業管理後台，讓管理者可以管理成員、組織、服務權限及相關安全設定。系統也提供稽核及活動紀錄等管理功能，讓企業更能掌握服務的使用狀況。

LINE WORKS已通過多項國際資訊安全與雲端服務相關認證，包括 ISO / IEC 27001、ISO / IEC 27017、ISO / IEC 27018，以及 SOC 2 與 SOC 3 。不過，通過資安認證不代表企業導入後就不需要管理，企業仍應建立密碼政策、權限分級、裝置管理、離職停權、外部聯絡、資料保存及異常事件處理制度，才能形成較完整的資訊安全管理流程。

場景三：需要改善工作交接的公司

隨著公司的營運時間拉長，員工的加入與離開為必然發生的事，為了不讓人員流動影響公司正常運作，工作資訊的完整交接即成為了關鍵要素。

如果公司長期使用私人帳號處理業務，那麼客戶對話、案件進度、與報價內容，很可能只存在特定員工的手機或個人雲端空間。一旦員工離職，公司可能才發現：

• 客戶不知道應該改找誰

• 接手同仁看不到先前的討論內容

• 專案文件散落在不同裝置中

• 主管不清楚工作目前進行到哪個階段

• 原有工作群組仍由離職員工建立或管理

• 新進人員必須重新詢問所有工作流程

這除了交接效率的問題，也可能造成客戶流失、專案延誤及資訊安全風險。企業可以透過 LINE WORKS 改善人員交接的問題：

1. 使用企業管理的工作帳號

LINE WORKS 帳號由企業建立及管理，而不是由員工個人持有。當成員離職或調整職務時，管理者可以調整帳號狀態、部門及相關權限，避免公司完全失去對工作帳號的掌握。

2. 將交辦事項轉為任務

主管在聊天室交辦工作後，可以將相關訊息建立為任務，設定負責人及期限。接手人員不必重新翻閱大量對話，也能從任務內容了解工作背景及目前狀況。

3. 將共通知識集中管理

部門主管、專案負責人或是人資，可將公司制度、標準作業流程、教育訓練及常見問題，整理至佈告欄或是部門群組。讓所有重要資料有個家，不僅能讓現有成員快速找到檔案位置，對於新進員工而言，也能快速掌握工作資訊，加速對新工作的上手。

場景四：希望串接 Bot 或既有系統的公司

有些公司已經用了很多數位工具，但員工每天還是要在不同系統之間來回切換。像是主管在聊天室交辦事項，員工要到另一個系統回報進度；早上打卡後，又要另外確認出勤提醒；請假申請、簽核通知、庫存查詢或客戶資料，也可能分散在不同平台。工具變多了，工作不一定變輕鬆，反而可能多了重複輸入、複製貼上、切換帳號的麻煩。

LINE WORKS 本身的功能可以先把日常工作集中在同一個平台，若企業還有打卡系統、請假簽核、CRM、庫存管理或其他內部系統，也可以透過 API 或 Bot 串接，把提醒、通知與查詢流程整合到 LINE WORKS 裡，讓員工不用一直切換平台，就能更順手地完成工作。

場景五：擁有多據點、門市、工廠或外勤人員的公司

公司內部溝通，通常以電子郵件、電話或辦公室面對面討論為主，但對門市人員、工廠作業人員、外勤業務、物流司機及現場工程師而言，他們不一定能隨時坐在電腦前查看郵件，也很難長時間登入複雜的企業系統，多據點企業的常見溝通問題如下：

• 總公司發布的新制度無法即時傳達至所有門市

• 現場發生設備故障，只能透過電話逐層回報

• 外勤人員需要回到公司後才能補交資料

• 主管無法確認重要公告是否已被閱讀

• 各據點使用不同群組，資訊版本不一致

• 班表、會議及設備預約分散在不同工具

• 第一線人員無法快速找到正確的聯絡窗口

可以透過手機、電腦及網頁使用 LINE WORKS，讓在各據點的員工也能接收工作訊息及公司公告。例如，當門市發生設備異常，現場員工可將問題馬上回報給總公司；總公司使用問卷功能調查門市的狀況；連鎖店各店負責人即時回報送貨狀況、各區即時銷售資訊以及情報的共享。只要員工分散在不同地點，且需要透過行動裝置即時聯絡，就具備導入 LINE WORKS 的使用價值。

哪些產業適合使用LINE WORKS？

從功能及使用情境來看，LINE WORKS 適用產業非常廣泛，以下舉例：

1. 製造業

製造業可以用於工廠與辦公室溝通、設備異常回報、生產進度確認、品質問題處理及跨廠區資訊共享。

現場人員可直接拍攝照片或影片回報問題，降低透過電話轉述或電子郵件寄送造成的資訊落差，此外，使用 LINE WORKS 也可以降低學習新系統的時間成本。

2. 零售及餐飲業

總部可以向各門市發布新品、促銷、排班、教育訓練及設備維護資訊，並確認公告閱讀狀況。門市也能即時回傳陳列成果及現場問題。

3. 物流及運輸業

司機、調度人員及辦公室可以即時分享配送進度、道路資訊、車輛狀況及簽收資料，對不方便長時間使用電腦的外勤人員而言，行動裝置操作的便利性、功能齊全性非常重要。

4. 營造及工程業

工程人員可以在現場回報施工進度、照片、缺失及設備狀況，讓辦公室人員與主管即時掌握現場資訊。

5. 專業服務業

會計、顧問、資訊及人力服務公司，可以透過群組、任務及行事曆管理客戶案件、專案進度及內部協作。

6. 醫療、照護及教育機構

可用於內部公告、排班、行程、教育訓練及跨職務資訊共享。

LINE WORKS 不一定適合哪些公司？

1. 公司只有極少數成員

如果公司只有兩三名成員，且沒有擴編、帳號管理或資訊留存需求，現有工具可能暫時足以應付。

2. 只需要對顧客發送行銷訊息

如果主要需求是發送優惠、經營會員或進行客服，LINE 官方帳號可能更符合使用目的。LINE WORKS 主要用於企業內部溝通、員工協作及工作管理，兩者定位不同。

3. 尚未建立基本管理規範

如果公司沒有規劃帳號命名、部門架構、權限、離職流程及外部聯絡原則，即使導入企業工具，仍可能產生新的管理問題，因此，導入前應先盤點需求及建立使用規則。

結論：適不適合導入，取決於公司的工作方式

判斷 LINE WORKS 適合哪些公司，不應只看企業規模或產業，而是需要檢視公司目前溝通遇到了哪些問題與狀況，以及老闆或管理者期望的管理方式。

LINE WORKS 不只是聊天工具，而是能將企業溝通、工作協作及帳號管理整合在同一個環境中的企業工作平台。

對中小企業而言，可以先從工作帳號、群組溝通及公司公告開始；對具有資安、稽核及系統整合需求的企業，則可以進一步規劃權限、訊息保存、Bot 及客製化串接。

常見問題

1. LINE WORKS只適合大型企業嗎？

答：不是。LINE WORKS同樣適合中小企業。

公司是否適合導入，主要取決於是否有人員管理、跨據點溝通、資訊交接、資安或工作整合需求，而不是單純以員工人數判斷。

2. 使用LINE WORKS後，員工離職就不會帶走資料嗎？

LINE WORKS可以透過企業帳號及管理後台，降低工作資訊完全掌握在私人帳號中的風險。

但實際資料保存範圍、保存期間、封存方式及下載權限，會依公司採用的方案及設定而不同。公司仍應建立完整的離職交接及權限管理流程。