LINE WORKS 如何提升企業資訊安全？從帳號管理到權限控管一次看

對企業而言，通訊軟體不只是聊天工具，也承載了大量重要資訊、客戶往來、內部決策與商業機密。因此，當公司仍高度依賴私人 LINE 處理工作時，就需要重新思考：工作訊息是否真的被公司掌握？權限是否能管理？人員異動時資料是否能交接？

本文將從企業資訊安全的角度，說明 LINE WORKS 如何透過帳號管理、權限控管、稽核紀錄與資安認證，協助企業建立更安全的工作溝通環境。

目錄

一、為什麼企業資訊安全要從通訊工具開始？

二、常見公司資料外流原因：不是駭客攻擊，而是日常管理漏洞

三、LINE WORKS 資訊安全的核心：讓工作資訊回到企業管理範圍

四、結論：企業資訊安全，應從工作帳號與權限管理開始

五、常見問題

為什麼企業資訊安全要從通訊工具開始？

許多企業談到資訊安全，第一時間會想到防毒軟體、防火牆、VPN、備份系統或資安設備。

這些當然重要，但如果日常工作仍大量依賴員工私人帳號、私人手機及個人雲端空間，即使公司有再多資安設備，也可能在最日常的溝通流程中出現破口。

企業通訊工具每天都會傳遞報價單與合約、財務與採購資訊、產品規格和技術等重要文件，如果這些資訊都分散在私人帳號或不同聊天群組中，公司很難統一管理、追蹤及保護。

因此，企業資訊安全不應只從後端系統開始，也應從每天使用的工作通訊軟體開始檢視。

常見公司資料外流原因：不是駭客攻擊，而是日常管理漏洞

許多公司以為資料外流一定是駭客入侵，但實際上，企業內部管理流程不完整，也可能造成資訊安全風險。以下是常見的公司資料外流原因：

1. 工作與私人帳號混用

員工使用私人 LINE 與客戶、同事或供應商聯絡，初期看似方便，但長期下來會形成管理盲點，公司無法確認哪些工作資訊保存在員工私人帳號中，也無法統一控管資料分享方式。

當員工離職、手機遺失或帳號無法登入時，重要工作資訊可能就難以取回。

2. 離職員工仍掌握重要資訊

如果客戶對話、群組管理權及文件都保存在員工私人帳號中，離職時就容易產生交接落差。

企業可能無法確認離職員工是否仍可接觸公司資訊、客戶聯絡紀錄是否完整交接以及接手人員是否能掌握過去的討論內容等。這不只影響交接效率，也可能造成客戶關係與商業資訊風險。

3. 權限沒有分級管理

並不是每位員工都需要查看所有工作資料。

如果公司缺乏權限控管機制，可能出現不必要的資訊暴露。例如，非相關部門可查看敏感文件、外部合作夥伴可接觸內部資料，或臨時人員能進入不該加入的群組。

企業資訊安全的核心原則之一，就是讓成員只取得完成工作所需的權限。

4. 重要檔案被任意下載或轉傳

通訊軟體經常用於傳送報價單、合約、簡報、產品資訊及客戶資料。

如果缺乏檔案使用紀錄、權限設定或內部管理規範，公司便難以掌握檔案被誰下載、查詢或分享。

5. 缺乏紀錄，發生問題後無法追蹤

當企業發生資料外流、誤傳、帳號異常或權限使用問題時，如果系統沒有保留必要紀錄，管理者就很難回溯事件。

缺乏稽核紀錄，代表企業即使發現問題，也可能無法判斷問題發生時間、影響範圍及相關人員。

LINE WORKS 資訊安全的核心：讓工作資訊回到企業管理範圍

LINE WORKS 並不是單純把私人 LINE 換成另一個聊天室，而是讓企業用公司帳號、管理後台及權限設定，重新掌握工作溝通環境。

它的資安價值可以從三個層面理解：

1. 帳號由公司管理：降低工作資訊只存在私人帳號中的風險。

2. 權限可由管理者設定：依照部門、職務及需求控管可使用的功能。

3. 紀錄可被管理與追蹤：協助企業掌握系統使用狀況及異常事件。

對中小企業而言，這能減少私人帳號辦公所造成的資料斷點；對重視稽核、內控及資安管理的企業而言，則有助於建立更正式的工作通訊制度。

重點一：企業帳號管理，避免資料綁在員工私人帳號

LINE WORKS 的第一個資安優勢，是企業可以建立並管理公司專屬帳號。

不同於私人 LINE 帳號由個人持有，LINE WORKS 帳號可以由企業管理者統一新增、停用及調整成員權限。

企業帳號管理可以解決什麼問題？

如果公司還是用員工的私人 LINE 處理工作，很容易遇到客戶資料只留在個人帳號裡、員工離職後仍保有工作對話，或是工作群組管理權都掌握在個人手上的情況。對新進員工來說，也可能要重新加入一堆私人群組；對主管來說，更難確認哪些人還能接觸公司資訊。

當帳號改由企業統一管理後，公司就能依照到職、離職或組織異動，隨時調整成員權限與使用狀態，此外，當發生員工行動裝置遺失、遭竊的情況，管理員也可以在後台直接限制這台裝置使用，避免有心人士偷走了工作通訊的機密資料。

重點二：組織架構與成員管理，降低找錯人與加錯群組的風險

企業資訊安全不只是防止外部攻擊，也包含內部資訊是否被正確的人使用。

LINE WORKS 可以依照公司組織建立部門、成員及通訊錄，讓員工依照組織架構找到正確聯絡對象。

為什麼組織架構也和資訊安全有關？

當公司人數增加後，如果員工都靠私人通訊錄找人，就容易將資訊傳給不相關人員、不清楚誰是實際負責人或是加錯成員進入專案群組。

清楚的組織架構與企業通訊錄，可以讓公司聯絡流程更正式，也能降低資訊誤傳的風險，例如，業務部門可以找到正確的客服窗口，門市可以找到總部負責人，外勤人員可以快速聯繫內部支援單位。

重點三：權限控管，讓不同角色使用不同功能

不是所有員工都需要相同權限。

企業導入 LINE WORKS 後，可以依照職務、部門及管理需求，設定不同成員可使用的功能與範圍。這種權限分級的目的，是避免所有人都擁有過高權限，降低誤操作及資料外洩風險。

權限控管的核心原則：最小權限

企業在進行權限設定時，可以採用「最小權限原則」，也就是每個成員只取得完成工作所需的最低權限，而不是一開始就開放所有功能。

例如，行政人員不一定需要查看業務客戶群組；門市人員不一定需要管理全公司通訊錄；一般成員也不一定需要建立外部連結或下載敏感檔案。

權限設定越清楚，企業越能降低資料被不必要接觸、轉傳或誤用的風險。

重點四：外部聯絡控管，兼顧客戶溝通與資訊保護

LINE WORKS 的特色之一，是可以和一般 LINE 使用者，或其他公司的 LINE WORKS 帳號聯絡。對需要和客戶、供應商、經銷商、合作夥伴或外包人員溝通的企業來說，使用上很方便；但同時，公司也需要有清楚的管理規範。透過 LINE WORKS，企業可以把外部溝通納入公司工作帳號管理，也能設定哪些成員可以對外聯繫、哪些成員不能，降低客戶關係完全綁在員工私人帳號上的風險，讓對外溝通更方便，也更好控管。

重點五：稽核與活動紀錄，發生問題時能回溯

對重視企業資訊安全的公司而言，能否留下紀錄非常重要。

LINE WORKS 管理後台提供稽核相關功能，可協助管理者查看特定操作紀錄，例如管理員操作、檔案使用、成員活動等。

稽核紀錄的價值

稽核紀錄不是為了日常監視員工，而是為了讓企業在發生資安事件或內部管理問題時，有可依據的紀錄進行判斷。

例如，若發生重要檔案疑似外流，企業可透過相關紀錄協助確認檔案使用狀況。若管理權限被誤用，也可回溯設定變更。對需要接受客戶資安稽核、內部稽核或法規遵循的企業而言，稽核紀錄是資訊治理的重要基礎。

LINE WORKS 能協助降低哪些企業資安風險？

以下整理 LINE WORKS 對應的常見企業資訊安全問題。

企業資安問題	常見風險	LINE WORKS可協助的方向
私人帳號辦公	工作資料掌握在個人帳號	使用企業帳號與管理後台
員工離職	客戶及文件難以交接	停用帳號、調整成員與權限
權限過度開放	不相關人員可接觸敏感資訊	依角色設定服務與管理權限
外部聯絡分散	客戶關係由員工個人掌握	將外部溝通納入工作帳號
檔案任意傳送	無法掌握檔案使用狀況	透過稽核及檔案紀錄輔助追蹤
操作無紀錄	發生問題後難以回溯	查看管理與活動紀錄
工具分散	資訊散落不同平台	集中訊息、任務、公告及行事曆
資安信任不足	客戶或內部稽核缺乏依據	採用具國際資安認證的平台

LINE WORKS 的價值，不是單一功能阻擋所有風險，而是協助企業將原本分散在私人帳號與個人裝置中的工作資訊，逐步納入公司可管理、可追蹤、可規範的環境。

結論：企業資訊安全，應從工作帳號與權限管理開始

企業資訊安全不是只靠防火牆或資安設備，也需要從每天使用的工作工具開始建立管理制度，如果公司仍使用私人 LINE 處理大量工作，就可能面臨帳號不受公司管理、資料保存在員工手機、人員離職後難以交接、重要檔案被任意轉傳，以及發生問題後無法追蹤等風險。

LINE WORKS 透過企業帳號、組織架構、管理後台、權限控管、稽核紀錄與資安認證，協助企業將工作溝通納入更正式、更可管理的環境。對企業而言，導入 LINE WORKS 的重點不只是換一套聊天軟體，而是建立一套能支援帳號管理、資訊留存、權限分級及安全規範的工作平台。

當公司能掌握誰可以使用帳號、誰可以查看資訊、哪些資料需要保存，以及人員異動時如何交接，才能真正降低工作通訊中的資訊安全風險。

常見問題

1. LINE WORKS 和一般 LINE 在資訊安全上有什麼不同？

答：一 般LINE 主要為個人使用情境設計，帳號由個人持有。

LINE WORKS則是企業用工作通訊平台，提供公司帳號、組織架構、管理後台、權限設定及稽核相關功能，更適合企業管理工作資訊。

2. 員工離職後，LINE WORKS 可以停用帳號嗎？

答：可以。企業管理者可以從管理後台調整成員狀態及權限。

但實際交接方式仍應依公司流程安排，例如轉移客戶窗口、整理專案資料、確認群組負責人及保存必要文件。

3. LINE WORKS 有國際資安認證嗎？

答：有。LINE WORKS 取得多項國際資訊安全與雲端服務相關認證，包括 ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017、ISO/IEC 27018、SO/IEC 27701，以及 SOC 2、SOC 3。